Современный этикет для успеха в бизнесе и жизни

Если вам попадется на глаза анкета вашего коллеги или босса на сайте знакомств, не говорите о своей находке в офисе. Каждый сотрудник имеет право на личную жизнь, и, рассказывая о своем открытии коллегам, вы показываете им, что вам нельзя доверять конфиденциальную информацию.

Организация совещаний
Продуктивное совещание начинается задолго до того, когда собравшиеся займут свои места. Чтобы провести его успешно, необходимо тщательно подготовиться к мероприятию и прийти на него с запасом времени, чтобы учесть возможные нюансы и действовать по обстоятельствам. Похоже, это потребует некоторых усилий? Несомненно.

В первую очередь надо определить, насколько велика потребность в проведении собрания. Есть ли возможность получить необходимые ответы по электронной почте или в ходе телефонной конференции, обратившись к своим коллегам?

Важно ценить чужое время, и если вы готовите совещание, все его участники понимают, что это не пустая трата их утреннего времени. При подготовке совещания нужно руководствоваться следующими правилами.


План «вечера»

У меня нет мысли приравнять ваше совещание к вечеринке со спиртными напитками. При необходимости используйте комнату для совещаний, которая вместит всех участников. Если ожидается двадцать человек, должно быть двадцать удобных посадочных мест (а не пять стульев вокруг стола и столько же вдоль стены). Если вам потребуется аудио- или видеоаппаратура, убедитесь, что она имеется в зарезервированном помещении и исправна. Придите на десять минут раньше, чтобы подключить свое электронное устройство к цифровой доске или другой оргтехнике.


Обозначьте ваши цели

Начните совещание точно в назначенное время (опоздавшим придется входить по одному, это заставит их отказаться от привычки опаздывать) и сообщите присутствующим, чего конкретно хотите добиться. Начав встречу с оглашения своих целей, вы поможете собравшимся придерживаться заданной темы.


Управляйте ходом обсуждения

Некоторые компании придерживаются формальных норм ведения совещаний. В этом случае может потребоваться предварительная рассылка повестки собрания. Даже если у вас есть четкий план совещания, убедитесь, что ваша команда не выходит за рамки объявленной темы. Если кто-то отклонился от обсуждаемых вопросов, переключите внимание группы, поблагодарите выступающего за высказанную точку зрения и скажите, к примеру, так: «Совершенно верно, проблема Б требует детального рассмотрения, поэтому, думаю, ее стоит обсудить отдельно. Предлагаю вернуться к проблеме А».


Назначьте секретаря

Большинство из нас больше не живет в той реальности, где секретари-референты раздают протоколы после собрания. Если хотите демократично обеспечить всех участников необходимой информацией, разделите обязанности по ведению протокола между членами группы. Пусть один человек записывает принятые решения – или вопросы и идеи, возникшие во время «мозгового штурма», – и разошлите материалы группе в тот же или на следующий день. Благодаря этому действию участникам совещания не придется торопливо записывать сказанное, чтобы включиться в работу.


Следите за своим стилем поведения

Как руководитель, вы привносите в коллектив гораздо больше, чем формальное следование регламенту совещания и контроль над ходом обсуждения. Ваше отношение к обсуждаемым проблемам проявляется в ваших формулировках и жестах. Постарайтесь, чтобы присутствующие чувствовали себя свободно, подбодряйте собравшихся высказывать замечания и предложения. Поверьте, что все придут подготовленными и нацеленными на работу. Именно вы устанавливаете стандарты для достижения успеха.


Будьте последовательным. Всегда

В конце обсуждения подведите итоги по каждому пункту повестки. Свяжитесь с теми, кто обратился к вам за поддержкой. И обозначьте срок, когда нужно снова вернуться к рассматриваемому вопросу. Ваше усердие окупится, когда вы приблизитесь к целям вашей компании.


Соблюдайте регламент

Разумеется, вы сделаете рассылку по электронной почте или отправите календарное приглашение, назначив время совещания. Обязательно укажите время окончания мероприятия, чтобы коллеги могли спланировать рабочий день и эффективно распорядиться своим временем. Никому не хочется нарушать свои планы ради затянувшегося собрания. Попросите секретаря собрания следить за временем и предупредить за пятнадцать минут до окончания совещания, чтобы успеть решить насущные вопросы, прежде чем разойтись.


Вы прочитали книгу в ознакомительном фрагменте. 
Купить недорого с доставкой можно здесь.