Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки

Распределение внимания
Я уже упоминал, что в 2019 году опубликовал в журнале The Chronicle Review статью «Неужели из-за электронной почты профессора глупеют?». В этой работе я затронул не только электронную почту. Я исследовал все стороны хаотичного сложившегося рабочего процесса, принятого в научной среде, который лишает ученых возможности трудиться продуктивно. Одной из тем статьи была административная работа. В большинстве учебных заведений часть своего времени профессора посвящают той деятельности, которая помогает функционировать организации в целом. Они изучают документы абитуриентов, входят в состав комиссий или участвуют в системе самоуправления. Выполнение подобных поручений обязательно в научной среде. Проблема заключается в том, что нет четкой системы, согласно которой распределяются эти задания. «Типичный подход — соглашаться выполнять весь объем сваливающихся на тебя задач, пока не окажешься перегружен настолько, что притормозишь в тщетных попытках наверстать упущенное», — отмечал я.
В ответ на мою статью профессор философии Брюс Джанз, размышляя об огромном количестве административных поручений, сваливающихся на голову преподавателей высших учебных заведений, написал: «Корнями эта проблема уходит в отношение тех руководящих работников, которые считают, что их новый модернизированный рабочий процесс — это наивысшее достижение, которое потребует незначительных усилий от профессорско-преподавательского состава или других сотрудников. Эти убеждения подпитываются… комиссиями, [сформированными] для наставничества, помощи, разработки стратегий, поддержки, мозгового штурма или бесчисленного количества других задач, каждая из которых требует, чтобы определенный сотрудник взял на себя еще часть работы. Проблема не решается из-за того, что все эти управленческие комитеты отказываются рассматривать любые инициативы, которые направлены на объединение задач или оптимизацию, поэтому приходится выполнять одни и те же задачи снова и снова» [178].
Как показывает анализ, проведенный Джанзом, главный источник административной нагрузки в учебных заведениях — асимметрия, свойственная ситуациям, когда кто-то просит чьей-то помощи. Если вы управляете каким-то административным подразделением университета или получили задание сформировать комиссию, с вашей точки зрения вполне логично попросить меня или Брюса Джанза присутствовать на встрече, принять участие в опросе или просмотреть какие-то файлы. Такие поручения не займут много времени, и наша скромная помощь поможет вам реализовать вашу главную задачу. С нашей стороны отказаться будет невежливо (если не сказать «антисоциально»).
Разумеется, проблема заключается в том, что подобные просьбы накапливаются. Если еще двадцать других подразделений и комитетов обратятся к нам с подобными просьбами, мы окажемся завалены работой, которая не имеет ничего общего с нашей основной задачей — обучать и заниматься исследованиями. Подобная ситуация не только приведет к неэффективности, но и вызовет раздражение.
Аналогичное положение дел наблюдается не только в образовательной сфере. Из-за такой же точно асимметрии белые воротнички в своей общей массе постоянно завалены работой. Отдел маркетинга с легкостью рассылает приглашения на встречу, чтобы узнать ваше мнение о новой рекламной кампании, а начальник направляет электронное письмо с просьбой организовать серию семинаров для вашей команды. Если вы откажетесь от выполнения подобного поручения, вас сочтут недоброжелательным или ленивым. Но сложите вместе все эти «несложные» задания — и получите в итоге постоянно загруженного работника, который озабочен тем, как бы все успеть.
Экстремальное программирование, о котором мы говорили выше, решает эту задачу, запрещая сотрудникам других отделов напрямую обращаться к программистам с поручениями. Подразумевается, что они должны сконцентрироваться на задаче, которая стоит под номером один в их списке текущих дел. Если вам что-то нужно от программистов, следует обратиться к их начальнику, который решит, стоит ли беспокоить своих подчиненных по данному вопросу. Начальник постарается сделать так, чтобы его сотрудники занимались своей основной работой: писали программные коды.
 
Печально признавать, что подобная схема не работает, когда мы говорим о других видах интеллектуальной деятельности. Например, если профессора перестанут заниматься административной работой, учебное заведение не сможет функционировать. Аналогичным образом, если программисты, работающие по системе ХР, могут позволить себе трудиться в изоляции, многие другие белые воротнички должны быть доступны для контакта, чтобы отвечать на вопросы и реагировать на просьбы, ибо в этом и заключается суть сотрудничества. Именно поэтому необходим метод, который позволит коллегам обращаться к вам с просьбами, но гарантирует, что на одного сотрудника не свалится слишком много работы. В своей статье я предложил одну идею.
«Одно из возможных решений — достичь в отношении административной работы компромиссного варианта с нулевой суммой, — писал я. — У профессоров фиксированное количество времени… Вместо того чтобы игнорировать этот факт, нужно четко обговорить условия сделки, указав точное количество времени, которое научный работник должен ежегодно уделять административным задачам». Далее я объясняю, что профессора не должны допускать, чтобы количество времени на выполнение других задач превышало оговоренный с деканом в начале семестра лимит.
Мое предложение в отношении выделения времени на административную работу — это скорее размышления, чем конкретный план. Но они делают акцент на важном моменте, касающемся непомерной рабочей нагрузки: подобная ситуация так распространена частично из-за того, что величина нагрузки плохо осознается. Почему-то оказывается, что профессора постоянно заняты. Когда существует такое множество неопределенных задач, очень легко подкинуть кому-то еще одно поручение. Теперь представьте (хотя бы чисто теоретически), что, согласно новому правилу, время, отводимое на административную работу, должно четко фиксироваться и не превышать определенного лимита, иначе ситуацию придется согласовывать с деканом факультета. При такой договоренности будет сложно слишком загрузить кого-то работой. Представьте, что вы декан и вложили много средств, чтобы заполучить в свой университет блестящего ученого. А теперь вас просят, чтобы этот ученый уделял по тридцать часов в неделю административной работе, чтобы успевать выполнить все возложенные на него поручения. Вы вряд ли подписали бы подобный запрос. Когда в дело вступают цифры, сложно оправдать непомерную рабочую нагрузку. Зачем стараться и нанимать высококлассного специалиста, чтобы он тратил свое время на административную работу? Если же точных цифр нет, легко пожать плечами и заявить, что мы все очень загружены.
Если говорить об интеллектуальном труде вообще, идея, подобная той, которую я предлагаю для определения лимита рабочего времени для ученых, могла бы стать эффективным средством против огромного объема работы. Есть три ключевых фактора, при соблюдении которых такая стратегия будет работать. Во-первых, нужно признать, что ваши ресурсы в виде времени и внимания ограничены. Во-вторых, необходимо подсчитать, сколько времени и внимания вы в настоящий момент посвящаете тем задачам, для которых хотите определить лимит. В-третьих, тот, кто будет определять, какой объем работы на вас возложить, должен учитывать ваши текущие обязательства, если захочет попросить вас делать больше. Возможно, это будете вы сами [179].
В научной сфере есть один вид работ, где подобные стратегии уже стали общепринятыми: рецензирование. Публикация научных исследований зависит от рецензий, составленных профессорами определенных дисциплин. Соответственно, ученым часто поступают просьбы рецензировать статью. Распространенная стратегия, позволяющая справляться с объемом такой работы, заключается в том, чтобы установить квоту на количество подобных работ в семестр. Как только количество запросов достигнет максимума, вы вежливо отклоняете все остальные предложения, объясняя, что вы исчерпали свой лимит. Такой подход отлично работает, поскольку существует четко обозначенная причина, почему вы не можете выполнять больше работы. Это означает, что тот, кто настаивает на рецензировании работы, может заставить вас это сделать, только если докажет, что ваш отказ недостаточно обоснован.