Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки

Если говорить о протоколах организации встреч, существует несколько способов, которые в среднем куда менее затратны, чем бессистемная переписка. Один из них — самый радикальный — нанять настоящего ассистента из плоти и крови, который будет иметь доступ к вашему календарю и планировать за вас встречи. Было время, когда этот вариант считался невероятно дорогостоящим и доступным только для руководителей высшего ранга, поскольку такому сотруднику приходилось платить полную зарплату. Но сейчас ситуация изменилась. Благодаря сервисам, предлагающим работу для фрилансеров, вы можете нанять сотрудника, который будет работать удаленно по несколько часов в день. Когда я нанял своего первого удаленного ассистента через сервис под названием Upwork, то с удивлением обнаружил, что она легко может составить мое рабочее расписание, потратив на это всего 2–3 часа своего рабочего времени. Истинные затраты при планировании встреч заключаются в том, что вам приходится неоднократно отрываться от работы, чтобы проверить почту и ответить на сообщения. Но если доверить эту работу ассистенту, в результате вам не придется платить ему огромные деньги [151].
Хотя ставки ассистентов варьируются в зависимости от их опыта, принимая во внимание, сколько времени вы тратите на планирование, несложно доверить эту массу работы кому-то другому в среднем за 40 долларов в неделю. Разумеется, лишние 160 долларов в месяц — это вовсе не ничтожная сумма. Судя по моему опыту, в наукоемкой сфере на такой шаг чаще всего идут предприниматели, которые привыкли тратить время на себя и свой бизнес, чтобы обеспечивать его дальнейшее развитие. Но тем сотрудникам, которые работают на крупные организации, идея отдавать свои деньги в обмен на продуктивность чужда. А попытка привлечь к работе стороннего ассистента, который будет общаться с вашими коллегами, может быть встречена с подозрением, если не с открытой враждебностью. Именно поэтому я в своей работе пользуюсь услугами помощника, который занимается планированием многочисленных встреч и интервью, связанных с моей писательской деятельностью, но не привлекаю его к выполнению поручений, которые имеют отношение к моей работе преподавателя.
Чтобы удаленный сотрудник мог успешно заниматься планированием вашего времени, необходимо соблюсти два условия. У него должен быть доступ к вашему рабочему графику и возможность добавлять события в календарь. Существует множество инструментов, которые позволят это сделать. Я использую онлайн-планировщик под названием Acuity. В начале каждого семестра (если я нанимаю помощника) я вручную обозначаю в календаре даты и время, когда я свободен для встреч. Когда моему помощнику нужно запланировать встречу, она использует сервис, чтобы выбрать один из моих свободных дней. Преимущество Acuity заключается в том, что его можно синхронизировать с календарем Google. Когда ассистент создает в системе встречу, информация о ней автоматически появляется в моем Google-календаре. Не менее важно и то, что если я занимаю какое-то время в календаре, то Acuity автоматически помечает, что в это время я занят.
Возникает резонный вопрос: почему я просто не использую систему Acuity для планирования встреч? Если кто-то хочет пообщаться со мной, зачем этим вопросом занимается ассистент, в то время как я могу просто дать человеку доступ к моему календарю, чтобы он забронировал удобное для нас обоих время? Я не выбираю эту простую и более дешевую опцию, потому что общаюсь с разными людьми и не все встречи организовываются одинаковым образом. Например, если встреча должна состояться в моем кабинете в Джорджтауне, я хочу, чтобы она была запланирована на то время, когда я в университете. Если у меня по плану интервью для создания подкаста, я, наоборот, выделяю то время, когда работаю дома, чтобы воспользоваться своей домашней студией. Какие-то встречи срочные, поэтому приходится искать время, когда я доступен в ближайшие дни. Другие могут подождать, и я предпочитаю отложить их на те периоды, когда я менее загружен. По этой причине я не могу выслать тому, кто хочет со мной встретиться, список всех возможных дат. Вместо этого я предоставляю ассистенту управлять этими запросами.
 
Но для большинства белых воротничков особенности, о которых я рассказал выше, не имеют значения. У них стандартная рабочая неделя, и вы помечаете, какие блоки зарезервировать для непрерывной работы, а какое время можно оставить для встреч и совещаний. Если дело обстоит именно так, вам действительно не нужен реальный помощник, чтобы составить рабочее расписание. Такие инструменты, как Acuity, ScheduleOnce, Calendly и, разумеется,  x.ai (и это далеко не полный список), помогут другим людям легко понять, когда вы свободны, и зарезервировать это время для встречи. Когда кто-то хочет вас увидеть, вы просто отправляете ему ссылку на свой электронный планировщик и предоставляете возможность выбрать удобный день и время. Электронный пинг-понг с минимальными энергозатратами, продолжающийся целыми днями, превращается в одно-единственное письмо и несколько кликов в системе планирования.
Если речь идет о встрече, где будет присутствовать несколько человек, еще важнее не допустить электронного пинг-понга, поскольку в случае роста количества участников часто увеличивается и количество электронных сообщений. В таких случаях разумно прибегнуть к помощи групповых опросов, таких как, например, Doodle. Рассказываю для тех, кто незнаком с этим сервисом. Вы создаете онлайн-опрос, предлагая на выбор несколько вариантов дат и времени, которые вам подходят. Затем вы отправляете опрос другим участникам встречи. Они проверяют, какие варианты подходят им. В итоге вы легко можете понять, какая дата и время устроят всех.
Я даже осмелюсь утверждать, что любой человек, у которого по роду работы в неделю бывает больше одного-двух запланированных мероприятий, просто обязан пользоваться электронным планировщиком или, если этого требует работа, помощью ассистента с частичной занятостью. Нет никакого смысла продолжать тратить время на затяжную переписку в попытках организовать встречу. Вы можете считать, что не особо много выиграете. «Разве сложно отправить несколько писем?» Но если мы с вами похожи, то вы вряд ли будете удивлены, испытав невероятное облегчение, когда с ваших плеч упадет груз постоянной посвященной планированию переписки, которая не дает вам сосредоточиться и снова и снова затягивает в паутину гиперактивного коллективного разума.
Основные идеи Клода Шеннона акцентировались на этом моменте. Протоколы, связанные с организацией встреч, сопряжены с небольшими затратами в области неудобств (вы должны создать определенную систему, а те, с кем вы общаетесь, теперь вынуждены заходить на сайт и выбирать удобное время, вместо того чтобы быстро отвечать на ваши сообщения). Но в результате сберегается такое количество когнитивных ресурсов, что преимущества очевидны. Средние затраты протоколов планирования с использованием различных систем существенно ниже, чем при текущей ситуации, когда вы без конца перебрасываетесь электронными письмами.
Протокол приемных часов
В начале 2016 года я опубликовал в журнале Harvard Business Review статью, для которой намеренно выбрал провокационный заголовок: «Скромное предложение: давайте откажемся от электронной почты». Несмотря на то что мне доводилось писать о недостатках этого инструмента в блоге, в статье я впервые поделился с широкой аудиторией идеями, которые впоследствии привели к написанию этой книги. В ходе статьи, после того как я описал проблемы, которые вызывает гиперактивный коллективный разум, я пришел к серьезному выводу: «Те организации, которые решат положить конец засилью неструктурированных рабочих процессов и заменить их чем-то совершенно новым, поставив целью увеличить производство ценного продукта и удовлетворенность сотрудников, получат существенные преимущества» [152].